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Scioglimento matrimonio

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Quesito

Due coniugi, di cui uno soltanto risiede nel mio Comune, intendono procedere allo scioglimento del matrimonio che hanno contratto in un Comune in provincia di Roma.
L'atto di lei è trascritto (dall''estero per cittadinanza) nel medesimo Comune di celebrazione matrimonio.
Lui vive nel medesimo Comune del matrimonio. Ciò nonostante, intendono fare l'accordo nel mio Comune.
Mi sono adoperata per acquisire copie integrali atti di nascita sposi e matrimonio e nell'atto di matrimonio MANCA l'ANNOTAZIONE di SEPARAZIONE e nell'atto di nascita della sposa MANCA ANNOTAZIONE MATRIMONIO. Gli sposi hanno anticipato le dichiarazioni sostitutive di certificazione via mail, compresa una Fotocopia del Decreto procedimento speciale di omologazione del verbale di separazione personale del Tribunale di xxxxxxx del x-x-2010 con timbro data deposito. Ora mi chiedo:
1) E' sufficiente la fotocopia del Decreto del Tribunale oppure devono presentare copia conforme?
2) Debbo fare una lettera di rigetto? o meglio una lettera in cui si spiega la mancanza delle annotazioni inviando una copia anche al Comune dove sono iscritti gli atti (MATRIMONIO e NASCITA)?
3) In caso di lettera, debbo dare gg 10 di tempo per sanare gli atti, pena l'archiviazione dell'attuale richiesta di avvio procedimento scioglimento matrimonio ?

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