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Invio del cedolino al dipendente tramite PEC
Con l´interpello n. 13/2012 del 30/05/2012, il Ministero del Lavoro ha precisato che il cedolino paga può essere consegnato, al lavoratore, tramite posta elettronica certificata (PEC), trovando riscontro normativo nell´interpello n. 1/2008 e nel D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. Codice dell´Amministrazione Digitale - CAD), nel rispetto delle regole in materia di protezione di dati personali.
Il Ministero richiama i chiarimenti già forniti nel succitato interpello n. 1/2008, ribadendo la «legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica certificata» ad un comune indirizzo e-mail.
Altresì, il Ministero ricorda che, nelle Pubbliche Amministrazioni, la modalità di trasmissione telematica del cedolino paga (tramite PEC o e-mail) risulta ampiamente utilizzata, considerata la necessità di adeguamento dell´azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005.
Analogamente a ciò che avviene con gli obblighi di certificazione fiscale, la legge n. 4/1953 fa riferimento all´obbligo di «consegnare» il cedolino paga, senza alcun richiamo specifico alla consegna in forma cartacea, di conseguenza, senza alcun specifico divieto di trasmettere il prospetto, al lavoratore, mediante PEC. Ciò, però, garantendo al dipendente la possibilità di materializzare il cedolino, qualora lo desiderasse.
Ministero de lavoro, Direzione generale per l´Attività Ispettiva, prot. 37/0010151 del 30 maggio 2012
________________________________________
INTERPELLO N. 13/2012
Roma, 30 maggio 2012
Ministero de lavoro, Direzione generale per l´Attività Ispettiva
prot. 37/0010151
Al Consiglio Naizonale dell´Ordine dei
Consulenti del Lavoro
Oggetto: art. 9, D.Lgs. n. 124/2004 - assolvimento degli obblighi relativi al prospetto paga di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, tramite sito web.
Il Consiglio Nazionale dell´Ordine dei Consulenti del Lavoro ha presentato istanza di
interpello per conoscere il parere di questa Direzione generale in merito alla problematica concernente la possibilità di assolvimento degli obblighi ex artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre che mediante l´utilizzo della posta elettronica certificata, anche attraverso sito web, dotato di un´area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale.
In particolare, l´istante chiede se possa ritenersi sufficiente la semplice collocazione dei
prospetti di paga di volta in volta elaborati (contestuale al pagamento mensile della retribuzione con bonifico bancario e/o altro mezzo), nell´apposita area riservata del sito web, prospetti questi ultimi consultabili e scaricabili esclusivamente dal lavoratore interessato utilizzando una password individuale.
Al riguardo, acquisito il parere della Direzione generale delle Relazioni Industriali e dei Rapporti di Lavoro, si rappresenta quanto segue.
Al fine di fornire la soluzione al quesito proposto, appare utile richiamare le argomentazioni sostenute dal Ministero con interpello n. 1/2008 sul possibile assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953 mediante messaggio di posta elettronica certificata.
La citata nota, infatti, stante l´obbligo del datore di lavoro di consegnare il prospetto paga contestualmente alla retribuzione, al fine di garantire la possibilità di controllo immediato da parte del lavoratore, non ha ravvisato preclusioni all´assolvimento dell´obbligo per mezzo di inoltro del prospetto stesso con posta elettronica certificata.
È stato, peraltro, ricordato da questo Ministero che nelle Amministrazioni Pubbliche le
modalità di trasmissione per via telematica del prospetto di paga risultavano ampiamente utilizzate, considerata la necessità di adeguamento dell´azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. Codice dell´Amministrazione Digitale).
Mutuando la ratio sottesa alla normativa vigente nelle PP.AA., si è dunque ritenuto corretto l´assovimento dell´obbligo in esame da parte dell´azienda del settore privato anche mediante l´utilizzo del servizio di posta elettronica certificata, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali.
Nel ribadire quanto contenuto nella risposta ad interpello n. 1/2008 si ritiene di dover chiarire in questa sede la legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica non certificata. Analogamente a quanto infatti avviene in materia di obblighi di certificazione fiscale del sostituto d´imposta, l´art. 1 della L. n. 4/1953 fa riferimento ad un obbligo di "consegnare" il prospetto paga senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnata in forma cartacea, con la conseguenza che non si ravvisa uno specifico divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata. Ciò a condizione che sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare. È tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare anche in questi casi le opportune iniziative per comprovare l´avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore.
Ciò premesso, si ritiene che l´assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n.
4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un´area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l´assegnazione di apposita password o codice segreto personale.
Nelle suddette ipotesi, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell´organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito.
IL DIRETTORE GENERALE
(f.to Paolo Pennesi)
DP ADB/SC
Il Ministero richiama i chiarimenti già forniti nel succitato interpello n. 1/2008, ribadendo la «legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica certificata» ad un comune indirizzo e-mail.
Altresì, il Ministero ricorda che, nelle Pubbliche Amministrazioni, la modalità di trasmissione telematica del cedolino paga (tramite PEC o e-mail) risulta ampiamente utilizzata, considerata la necessità di adeguamento dell´azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005.
Analogamente a ciò che avviene con gli obblighi di certificazione fiscale, la legge n. 4/1953 fa riferimento all´obbligo di «consegnare» il cedolino paga, senza alcun richiamo specifico alla consegna in forma cartacea, di conseguenza, senza alcun specifico divieto di trasmettere il prospetto, al lavoratore, mediante PEC. Ciò, però, garantendo al dipendente la possibilità di materializzare il cedolino, qualora lo desiderasse.
Ministero de lavoro, Direzione generale per l´Attività Ispettiva, prot. 37/0010151 del 30 maggio 2012
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INTERPELLO N. 13/2012
Roma, 30 maggio 2012
Ministero de lavoro, Direzione generale per l´Attività Ispettiva
prot. 37/0010151
Al Consiglio Naizonale dell´Ordine dei
Consulenti del Lavoro
Oggetto: art. 9, D.Lgs. n. 124/2004 - assolvimento degli obblighi relativi al prospetto paga di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, tramite sito web.
Il Consiglio Nazionale dell´Ordine dei Consulenti del Lavoro ha presentato istanza di
interpello per conoscere il parere di questa Direzione generale in merito alla problematica concernente la possibilità di assolvimento degli obblighi ex artt. 1 e 3, L. n. 4/1953, da parte di un datore di lavoro privato, oltre che mediante l´utilizzo della posta elettronica certificata, anche attraverso sito web, dotato di un´area riservata con accesso consentito al proprio personale mediante password individuale.
In particolare, l´istante chiede se possa ritenersi sufficiente la semplice collocazione dei
prospetti di paga di volta in volta elaborati (contestuale al pagamento mensile della retribuzione con bonifico bancario e/o altro mezzo), nell´apposita area riservata del sito web, prospetti questi ultimi consultabili e scaricabili esclusivamente dal lavoratore interessato utilizzando una password individuale.
Al riguardo, acquisito il parere della Direzione generale delle Relazioni Industriali e dei Rapporti di Lavoro, si rappresenta quanto segue.
Al fine di fornire la soluzione al quesito proposto, appare utile richiamare le argomentazioni sostenute dal Ministero con interpello n. 1/2008 sul possibile assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n. 4/1953 mediante messaggio di posta elettronica certificata.
La citata nota, infatti, stante l´obbligo del datore di lavoro di consegnare il prospetto paga contestualmente alla retribuzione, al fine di garantire la possibilità di controllo immediato da parte del lavoratore, non ha ravvisato preclusioni all´assolvimento dell´obbligo per mezzo di inoltro del prospetto stesso con posta elettronica certificata.
È stato, peraltro, ricordato da questo Ministero che nelle Amministrazioni Pubbliche le
modalità di trasmissione per via telematica del prospetto di paga risultavano ampiamente utilizzate, considerata la necessità di adeguamento dell´azione amministrativa alle disposizioni contenute nel D.Lgs. n. 82/2005 (c.d. Codice dell´Amministrazione Digitale).
Mutuando la ratio sottesa alla normativa vigente nelle PP.AA., si è dunque ritenuto corretto l´assovimento dell´obbligo in esame da parte dell´azienda del settore privato anche mediante l´utilizzo del servizio di posta elettronica certificata, nel rispetto delle regole in materia di protezione dei dati personali.
Nel ribadire quanto contenuto nella risposta ad interpello n. 1/2008 si ritiene di dover chiarire in questa sede la legittimità della consegna del documento anche mediante posta elettronica non certificata. Analogamente a quanto infatti avviene in materia di obblighi di certificazione fiscale del sostituto d´imposta, l´art. 1 della L. n. 4/1953 fa riferimento ad un obbligo di "consegnare" il prospetto paga senza alcun richiamo alla necessità che sia consegnata in forma cartacea, con la conseguenza che non si ravvisa uno specifico divieto di trasmettere al lavoratore il documento per posta elettronica anche non certificata. Ciò a condizione che sia garantita al dipendente la possibilità di entrare nella disponibilità del prospetto e di poterlo materializzare. È tuttavia opportuno, da parte del datore di lavoro, adottare anche in questi casi le opportune iniziative per comprovare l´avvenuto adempimento nei confronti di ciascun lavoratore.
Ciò premesso, si ritiene che l´assolvimento degli obblighi di cui agli artt. 1 e 3, L. n.
4/1953 da parte del datore di lavoro privato possa essere effettuato anche mediante la collocazione dei prospetti di paga su sito web dotato di un´area riservata con accesso consentito al solo lavoratore interessato, mediante utilizzabilità di una postazione internet dotata di stampante e l´assegnazione di apposita password o codice segreto personale.
Nelle suddette ipotesi, per garantire la verifica immediata da parte del lavoratore o comunque gli eventuali accertamenti dell´organo di vigilanza, appare peraltro necessario che della collocazione mensile dei prospetti di paga risulti traccia nello stesso sito.
IL DIRETTORE GENERALE
(f.to Paolo Pennesi)
DP ADB/SC